Privacyverklaring

Over deze privacyverklaring

Voor onze kerkelijke gemeente is privacy en een veilige omgeving van groot belang. We zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de kerk mogen meedoen, pastorale of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de gemeente.

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene heeft met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

Over onze kerkelijke gemeente

Onze gemeente is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft in artikel 9 lid 2 ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken. De gemeente en haar diaconie bezitten rechtspersoonlijkheid.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U moet erop kunnen vertrouwen dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is iedereen die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van artikel C49.3 van de kerkorde tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen, heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd door:

Aanstelling coördinator gegevensbescherming

 Een coördinator gegevensbescherming

Om in contact te treden of een verzoek te doen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming kunt u contact opnemen met:

Naam coördinator gegevensbescherming

Beheerder Kerkelijk Bureau

privacy@delier-maassluis.gkv.nl

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

1. Het recht op dataportabiliteit

Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.

2. Het recht op vergetelheid

Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.

3. Recht op inzage

Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.

4. Recht op rectificatie en aanvulling

Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten

5. Het recht op beperking van de verwerking

Het recht om minder gegevens te laten verwerken

6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming die rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen.

7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking

8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad.

De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf de indiening van het verzoek om hieraan te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.

Algemene Organisatie

Situatie

De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leidinggeven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

▪ Voorletters, roepnaam, achternaam.

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

Ledenadministratie

Leden van onze gemeente worden geregistreerd in onze ledenadministratie. In deze administratie zijn persoonlijke gegevens opgenomen.

Situatie

De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie

Welke gegevens zijn erbij betrokken

▪ Voorletters, roepnaam, achternaam;

▪ Straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats;

▪ Telefoonnummer, mobiel nummer, e-mailadres;

▪ Geslacht;

▪ Indien gehuwd: huwelijksdatum, huwelijksplaats, naam echtgeno(o)t(e);

Overlijden: overlijdensdatum, overlijdensplaats;

▪ Lid: status, soort lidmaatschap;

▪ Gastlid: startdatum;

▪ Ingekomen: datum, kerkgemeenschap, plaats, soort lidmaatschap;

▪ Vertrokken: datum, kerkgemeenschap, plaats, soort lidmaatschap;

▪ Onttrokken: datum;

▪ Doop: doopnaam, doopdatum, doopplaats;

▪ Belijdenis: belijdenisdatum, kerkgemeenschap, belijdenisplaats.

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en/of ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.

Deze gegevens zijn beschikbaar voor gerechtigde personen die vanuit hun functie toegang hebben tot deze informatie zoals de predikant, de kerkenraad, het kerkelijke bureau en de archivaris. Al deze personen hebben een geheimhoudingsplicht die voortvloeit vanuit de kerkorde artikel C49.3.

De genoemde gegevens worden niet aan derden verstrekt en zijn digitaal opgeslagen in een beveiligde database. Vanuit de hoedanigheid als kerkelijke gemeente hebben wij vanuit de AVG het recht deze gegevens te beheren en te bewerken.

Gegevens van actieve leden worden bewaard in de ledenadministratie. De gegevens van uitgeschreven leden (t.g.v. verhuizing, onttrekking, overlijden) worden bewaard in het archief. Dit archief is alleen toegankelijk voor de archivaris en kan niet door derden worden ingezien. Er is zowel een digitale als papieren versie van het archief. De papieren versie is opgeslagen in een brandwerende kluis archiefruimte in de kerk in De Lier. Ook de digitale versie is adequaat beveiligd.

Leden hebben het recht om deze gegevens in te zien en correcties door te geven. Registratie vindt plaats conform Artikel C42 van de kerkorde. Het laten verwijderen van deze gegevens is niet toegestaan zolang men lid is van onze gemeente.

Bij overgang naar een andere kerkelijke gemeente zijn wij conform de uitvoering van onze taken gerechtigd de persoonlijke gegevens zoals hierboven genoemd aan de opvolgende kerkelijke gemeente te verstrekken.

Nieuwsbrieven

Situatie

Leden van onze gemeente informeren wij wekelijks over het gemeenteleven en de kerkelijke activiteiten via onze nieuwsbrief ‘Kerknieuws’. Wij zijn hiertoe gerechtigd volgens de AVG op grond van onze kerntaken als kerkelijke gemeente. Het is – gezien vanuit het oogpunt van kerkelijk meeleven – gebruikelijk en toegestaan namen te noemen van gemeenteleden met betrekking tot bijzondere omstandigheden of gebeurtenissen zoals ziekte, jubilea en dergelijke.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

▪ Voorletters, roepnaam, achternaam;

▪ Straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats;

▪ Telefoonnummer, mobiel nummer, e-mailadres;

▪ Geslacht;

▪ Huwelijk: huwelijksdatum, huwelijksplaats, naam echtgeno(o)t(e);

▪ Overlijden: overlijdensdatum, overlijdensplaats;

▪ Lid: soort lidmaatschap;

▪ Gastlid: startdatum;

▪ Ingekomen: datum, kerkgemeenschap, plaats, soort lidmaatschap;

▪ Vertrokken: datum, kerkgemeenschap, plaats, soort lidmaatschap;

▪ Onttrokken: datum;

▪ Doop: doopnaam, doopdatum, doopplaats;

▪ Belijdenis: belijdenisdatum, kerkgemeenschap, belijdenisplaats.

Grondslag

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang en de uitvoering van de overeenkomst. In de nieuwsbrief wordt de roepnaam c.q. voorletters en achternaam van zieke personen vermeld. Ook wordt globaal de aard van de ziekte genoemd. Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de nieuwsbrief heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.

Hiervoor dient toestemming te worden gegeven, aangezien het om persoonlijke informatie gaat die – binnen onze gemeente – met derden wordt gedeeld.

Gemeentegids

Situatie

Er wordt een gemeentegids uitgegeven waarin een lijst van alle gemeenteleden is opgenomen. Deze gegevens zijn opgenomen in de adressenlijst van de gemeentegids en worden zowel digitaal als via een papieren versie beschikbaar gesteld aan alle gemeenteleden. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor leden van de gemeente via een afgeschermd gedeelte op onze website en als papieren versie via de postvakken.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

▪ Voorletters, roepnaam, achternaam;

▪ Adres;

▪ Postcode, woonplaats;

▪ Telefoonnummer;

▪ E-mailadres;

▪ Geslacht;

▪ Geboortedatum;

▪ Soort lidmaatschap;

▪ Kring.

Grondslag

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang en de uitvoering van de overeenkomst.

Wij hebben dit recht conform de AVG, gelet op het kenmerk van onze kerkelijke organisatie te weten, het met elkaar mee kunnen leven als gemeenteleden. Een lid heeft het recht om deze gegevens in te zien en correcties door te geven. Ook heeft hij/zij het recht om de gegevens uit deze gemeentegids te laten verwijderen.

Aangezien de gemeentegids – binnen onze gemeente – openbaar is, en dat derden dus mogelijk toegang hebben tot deze gegevens, is toestemming van

Mededelingen tijdens erediensten

Situatie

Tijdens een kerkdienst worden tijdens de mededelingen en in het gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd met betrekking tot zaken rond ziekte, jubilea en andere bijzondere gebeurtenissen. De kerkdiensten zijn publiekelijk te volgen via internet.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

▪ Geslacht, voornaam, achternaam;

▪ Gegevens omtrent ziekte, jubilea of een andere bijzondere gebeurtenis.

Grondslag

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang, om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God. Aangezien de erediensten openbaar toegankelijk zijn via internet, is toestemming vereist, omdat het om persoonlijke informatie gaat die met derden wordt gedeeld.

Uitzending van erediensten via internet

Situatie

Er worden opnames van kerkdiensten gepubliceerd. Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

▪ Audio-bestanden van de kerkdiensten;

▪ Audio-bestanden van bijzondere diensten (rouw-, trouw- doop- en belijdenisdiensten);

▪ De kerkdiensten staan 12 maanden online (kerkdienstgemist.nl).

▪ Sinds medio 2020 worden er livestreams uitgezonden van kerkdiensten via een youtube-kanaal.

Grondslag

Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken, plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.

Bezoekers van de website

Situatie

Bij bezoekers van onze website wordt een cookie geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker. Specifieke informatie over het cookiebeleid op onze website is te vinden in het Privacybeleid van onze website.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

▪ Algemene, niet-persoonlijke, gegevens.

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.

Foto’s en video’s op de website

Situatie

Tijdens kerkelijke activiteiten worden soms foto’s en/of video’s gemaakt . In sommige gevallen kan er ook een kort verslag van zo’n activiteit worden gemaakt. Deze gegevens worden door ons op internet gepubliceerd. Wij zijn hiertoe gerechtigd volgens de AVG op grond van onze kerntaken als kerkelijke gemeente. Het betreft hier het gemeenteleven en daarnaast willen wij daarmee naar de mensen buiten de kerk uitstralen, hoe het is om als gemeente van onze Here Jezus Christus als broeders en zusters samen ‘gemeente te zijn’. Deze foto’s en video’s worden gepubliceerd op het openbare gedeelte van onze website .

Beelden van gemeenteleden of gasten in de kerkdienst worden niet zonder toestemming vooraf op sociale media geplaatst.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

▪ Foto’s;

▪ Video’s;

▪ Verslagen van activiteiten.

Grondslag

De kerk verwerkt foto’ s en video’s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. Er is toestemming vereist van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op de website en/of Facebook-pagina te plaatsen.

Beeldmateriaal op de beamer

Situatie

Ter ondersteuning van de wekelijkse erediensten maakt de gemeente gebruik van een beamer. Deze wordt gebruikt voor het weergeven van de liturgie, liederen en presentaties tijdens de erediensten. Voor de dienst worden mededelingen van algemene aard zoals aankondigingen van activiteiten getoond.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

▪ Contactpersonen: voorletters, voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer;

▪ Gastpredikanten, preeklezers: functie, voorletters, achternaam;

▪ Geboorte, doop, belijdenis, huwelijk: voornaam, doopnaam, achternaam, foto;

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang in de uitvoering van haar taken als kerkelijke gemeenschap. Via de beamer worden geen mededelingen gedaan over personen. Wanneer in een aankondiging van een activiteit namen en contactgegevens worden genoemd van personen, is dat met toestemming van de betreffende persoon.

Functionarissen van de gemeente

Situatie

Op onze website staan functionarissen van de gemeente/plaatselijke kerk op het openbaar toegankelijk gedeelte van de website.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

▪ Kerkelijk ambt (functie);

▪ Voorletters, voornaam, achternaam;

▪ Telefoonnummer;

▪ E-mailadres.

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

Hulpaanvragen diaconie

Situatie

Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie

Welke gegevens zijn erbij betrokken

▪ Naam en voornamen;

▪ Adres;

▪ Postcode en Woonplaats;

▪ Telefoonnummer;

▪ E-mailadres;

▪ Geslacht;

▪ Geboortedatum;

▪ Kringindeling;

Grondslag

De gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens.

Gast predikanten en sprekers

Situatie

In verband met de uitbetaling van vergoedingen voor preekbeurten beschikt de

penningmeester en de boekhouder over de persoonlijke gegevens van predikanten.

Daarnaast zijn ook gegevens van predikanten bekend bij degene die de preekvoorziening

regelt.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

▪ Voorletters, achternaam;

▪ Adres;

▪ Postcode, woonplaats;

▪ Geboortedatum;

▪ E-mailadres;

▪ BSN-nummer;

▪ IBAN-nummer;

▪ Uitgekeerde bedrag;

▪ Periode (kalenderjaar) waarin de uitbetaling heeft plaatsgevonden.

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te

weten haar gerechtvaardigd belang, om in de gemeente de wekelijkse Woordverkondiging

te laten plaatsvinden.

Gegevens worden niet met derden gedeeld. Wel worden de namen van predikanten of

sprekers vermeld op de website in de agenda van de kerkelijke activiteiten en via de

beamer aan de gemeente bekend gemaakt.

Financiële bijdragen

Gemeenteleden worden incidenteel aangeschreven voor het doen van een financiële

bijdrage of toezegging.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

▪ Voorletters, achternaam;

▪ Adres;

▪ Postcode, woonplaats;

▪ Geslacht;

▪ IBAN-nummer;

▪ Bedrag van de VVB of gift.

Grondslag

Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar

gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.

Bewaartermijnen

Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van

leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens

nog twee jaar alvorens deze naar het kerkelijk archief gaan. Soms gelden er wettelijk

langere bewaartermijnen.

Voor het kerkelijk archief er zijn geen bewaartermijnen voor persoonlijke gegevens,

waaronder kerkelijke gegevens en briefwisselingen met de kerkenraad. De grondslag

hiervoor is de getrouwe traceerbaarheid over de historie van onze gemeente.

Oud-leden hebben te allen tijde het recht hun gegevens uit dit kerkelijk archief te laten

verwijderen. Deze persoonlijke gegevens worden nooit aan derden verstrekt.

Melding van datalekken

Wij houden ons aan de in de AVG vastgelegde procedure ten aanzien van datalekken.

Eventuele datalekken worden door ons binnen 72 uur gemeld aan de Autoriteit

Persoonsgegevens. Door onze gemeente is een ‘Stappenplan Datalekken’ opgesteld dat te

vinden is op onze website.

Persoonlijke gesprekken

Persoonlijke en vertrouwelijke gesprekken zullen altijd in een aparte ruimte worden gevoerd

of op het woonadres van de betrokkenen waarbij niet meer personen aanwezig zijn en mee

kunnen luisteren dan wat conform de aard van de gesprekken strikt noodzakelijk is.

Op grond van artikel C49.3 van de kerkorde is iedereen die op basis van zijn kerkelijke functie

persoonlijke informatie ontvangt tot geheimhouding verplicht.

Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

Check	Maatregel	Opmerkingen
	De gemeente heeft ter coördinatie een coördinator gegevensbescherming aangewezen.
	Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte.
	De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.
	De kerkenraad evalueert het privacybeleid (inclusief het privacystatement)	Jaarlijks
	Alle vrijwilligers, ambtsdragers, functionarissen van de gemeente krijgen een bericht over het privacybeleid van de gemeente, met verwijzing naar de website voor de diverse documenten.	na vaststelling door de kerkenraad voorjaar 2019
	De gemeenteleden worden op de hoogte gebracht van het privacybeleid van de gemeente via kerknieuws.
	De bezoekers van de gemeente kunnen op de website van de kerk het privacybeleid van de gemeente vinden.
	Binnen de gemeente is de volgende afspraak gemaakt met betrekking tot wachtwoorden waarmee men toegang krijgt tot persoonsgegevens.	Iedereen wordt geadviseerd jaarlijks het wachtwoord te wijzigen.

Versiebeheer

Versie	Datum	Wijzigingen
2019.0.1	16 jan 2019	Initiële versie
2019.0.2	28 jan 2019	Wijzigingen m.b.t. afgeschermde gedeelte van de website
2019.0.3	9 maart 2019	Teksten over afgeschermde deel website toegevoegd en een aantal andere wijzigingen.